اوپن آفس میں مارک شیٹس تیار کریں

اگر آپ نے ایک ہی خط دو سو لوگوں کو بھیجنا ہو تو اس کے لیے آپ کیا کریں گے؟ بظاہر اس کا طریقہ یہ ہے کہ کاپی پیسٹ کر کے خط کی دو سو نقلیں بنائیں اور پھر ہر نقل میں بندے کا نام اور اس کی دیگر معلومات تبدیل کریں۔ لیکن تمام معروف آفس سافٹ ویئرز میں Mail Merge کا ایک فیچر مہیا کیا جاتا ہے جس کی مدد سے اس نوعیت کا کام آسان ہو جاتا ہے۔ اس کا طریقہ کچھ یوں ہے: (1) پہلے ہم ایک اسپریڈ شیٹ فائل میں تمام لوگوں کے نام اور متعلقہ معلومات لکھ لیتے ہیں۔ (2) پھر ایک ورڈ پراسیسر کی فائل میں مطلوبہ خط تیار کر لیتے ہیں۔ (3) اس کے بعد آفس میں مہیا کیے گئے فیچر کو استعمال کرتے ہوئے ان دونوں فائلز کی مدد سے مطلوبہ خطوط تیار کر لیتے ہیں۔


اس ٹٹوریل میں ہم اوپن آفس کی مدد سے طلباء کی مارک شیٹس تیار کرنے کا عمل دیکھیں گے۔ اس کے لیے (1) پہلے مرحلے میں ایک ڈیٹابیس رجسٹر کرنے کی ضرورت پیش آتی ہے جو ہم اسپریڈ شیٹ فائل کی مدد سے بنائیں گے۔ (2) دوسرے مرحلے میں ایک خط تیار کر کے اس میں ڈیٹابیس کی فیلڈز استعمال کی جائیں گی، یعنی یہ ایک ٹیمپلیٹ بن جائے گی۔ (3) تیسرے مرحلے میں اس ٹیمپلیٹ کو استعمال کرتے ہوئے اوپن آفس رائٹر ان تمام طلباء کے لیے مارک شیٹس تیار کر دے گا جن کے نام اور نمبرز اسپریڈ شیٹ فائل میں موجود ہیں۔

  1. ناموں پر مشتمل اسپریڈ شیٹ فائل کو ڈیٹابیس کے طور پر رجسٹر کریں
  2. اوپن آفس رائٹر میں مارک شیٹس کے لیے ٹیمپلیٹ تیار کریں
  3. ٹیمپلیٹ کی مدد سے تمام مارک شیٹس تیار کریں

1- ناموں پر مشتمل اسپریڈ شیٹ فائل کو ڈیٹابیس کے طور پر رجسٹر کریں

پہلے ہم اس اسپریڈ شیٹ فائل کو ڈیٹابیس کے طور پر رجسٹر کریں گے جس میں تمام لوگوں کے نام وغیرہ موجود ہیں۔ اوپن آفس کھولیں اور پھر سامنے آنے والی اسکرین پر Database لنک پر کلک کریں۔

اوپن آفس کھول کر ڈیٹابیس آپشن پر کلک کریں


کھلنے والے ڈائیلاگ باکس میں ڈیٹابیس کنیکشن والا آپشن منتخب کریں، اور پھر ڈراپ ڈاؤن مینیو میں سے Spreadsheet ویلیو منتخب کریں۔

ڈائیلاگ باکس میں ڈیٹابیس کنیکشن والا آپشن منتخب کریں اور ڈراپ ڈاؤن مینیو میں سے اسپریڈ شیٹ ویلیو منتخب کریں


اس ڈائیلاگ باکس میں Browse بٹن پر کلک کر کے وہ اسپریڈ شیٹ فائل منتخب کریں جس میں لوگوں کی فہرست موجود ہے۔

ڈائیلاگ باکس میں براؤز بٹن کی مدد سے وہ اسپریڈ شیٹ فائل منتخب کریں جس میں لوگوں کی فہرست موجود ہے


اس ڈائیلاگ باکس میں ڈیٹابیس میں تبدیلی کرنے والا آپشن غیر منتخب کر دیں، اور پھر Finish بٹن پر کلک کر کے نئی بننے والی ڈیٹابیس کا نام مہیا کریں۔

ڈائیلاگ باکس میں ایڈٹ ڈیٹابیس والا آپشن غیر منتخب کریں، اور فنش بٹن پر کلک کر کے نئی بننے والی ڈیٹابیس کا نام مہیا کریں


UP

2- اوپن آفس رائٹر میں مارک شیٹس کے لیے ٹیمپلیٹ تیار کریں

اب OpenOffice Writer کھول کر مارک شیٹ کے لیے عبارت تیار کریں۔ پھر View مینیو میں موجود Data Source آپشن پر کلک کریں۔

اوپن آفس رائٹر میں لیٹر تیار کریں جو سب لوگوں کو بھیجنا مقصود ہو، پھر ویو مینیو میں سے ڈیٹا سورس آپشن پر کلک کریں


درج ذیل اسکرین شاٹ میں آپ دیکھ سکتے ہیں کہ اوپر والے حصے میں ڈیٹا سورسز نظر آرہے ہیں جو اس ڈاکومنٹ میں استعمال کیے جا سکتے ہیں۔ بائیں طرف موجود پینل میں سے مطلوبہ اسپریڈ شیٹ کھولیں۔ پھر ہر کالم کو ماؤس کے ساتھ ڈریگ کر کے لیٹر میں اس کی جگہ پر چسپاں کریں۔ جب یہ کام مکمل ہو جائے تو ٹیمپلیٹ تیار ہے۔

ڈیٹا سورس میں سے مطلوبہ شیٹ منتخب کریں، اور پھر ہر کالم کو ماؤس کے ساتھ ڈریگ کر کے ڈاکومنٹ میں مطلوبہ جگہ پر چسپاں کریں


UP

3- ٹیمپلیٹ کی مدد سے تمام مارک شیٹس تیار کریں

ٹیمپلیٹ کی مدد سے مارک شیٹس تیار کرنے سے پہلے اوپن آفس کا ایک آپشن غیر منتخب کرنا ہوگا۔ Tools مینیو میں سے Options ڈائیلاگ باکس کھولیں۔ پھر اس میں سے Print ٹیب کھولیں۔ اور پھر اسکرین پر موجود خود کار طریقے سے خالی صفحات بنانے والا آپشن غیر منتخب کر دیں۔

ٹول مینیو میں سے آپشن ڈائیلاگ باکس کھولیں، پھر پرنٹ ٹیب میں خالی صفحے پرنٹ کرنے والا آپشن غیر منتخب کریں


اب ہم تمام مارک شیٹس بنانے کے لیے تیار ہیں۔ File مینیو میں سے Print آپشن پر کلک کریں۔ سامنے آنے والی میسج ونڈو پر Yes بٹن پر کلک کریں۔

فائل مینیو میں سے پرنٹ ڈائیلاگ باکس کھولیں، اور میسج سامنے آنے پر یس بٹن پر کلک کریں


یہ مارک شیٹس آپ براہ راست بھی پرنٹ کر سکتے ہیں اور انہیں کسی ایک فائل میں بھی محفوظ کر سکتے ہیں۔ فائل میں محفوظ کرنے کے لیے File آپشن منتخب کر کے OK بٹن پر کلک کر دیں۔

ڈائیلاگ باکس میں فائل والا آپشن منتخب کر کے او کے بٹن پر کلک کر دیں


اس فائل کا نام مہیا کریں جس میں یہ تمام مارک شیٹس محفوظ کی جائیں گی۔ جب فائل تیار ہو جائے تو اسے اوپن آفس رائٹر میں کھولیں۔

اس فائل کا نام مہیا کریں جس میں تیار ہونے والے تمام لیٹرز محفوظ کیے جائیں گے


درج ذیل اسکرین شاٹ میں آپ دیکھ سکتے ہیں کہ اسپریڈ شیٹ فائل والے تمام طلباء کے لیے مارک شیٹس تیار ہو چکی ہیں۔ اوپن آفس کسی وجہ سے صفحوں کی تعداد ٹھیک نہیں بتا رہا، لیکن پرنٹ کرنے پر یہ صفحات ٹھیک پرنٹ ہوتے ہیں جیسا کہ آخر میں PDF فائل میں دیکھا جا سکتا ہے۔ نیز میں اسپریڈ شیٹ فائل میں والدین والا کالم بھول گیا ہوں لیکن کوئی بات نہیں، مقصد صرف طریقہ بتانا ہے۔

اسپریڈ شیٹ فائل میں موجود لوگوں کی فہرست کی مدد سے بننے والے تمام لیٹرز