کاغذی فائلوں کے پرانے نظام اور کمپیوٹرائزڈ ڈیٹا پراسیسنگ سسٹم میں فرق

ڈیٹا پراسیسنگ کا پرانا نظام اب بھی بہت سے ملکوں کے اندر سرکاری محکموں اور پرائیویٹ کمپنیوں میں استعمال ہوتا ہے جس کے تحت کاغذی فائلوں پر مشتمل ریکارڈز محفوظ کیے جاتے ہیں۔ اگرچہ یہ نظام صدیوں سے چلا آرہا ہے اور اسے مؤثر و مفید بنانے کے لیے اسٹینڈرڈز موجود ہیں، لیکن پھر بھی کمپیوٹر انفرمیشن ٹیکنالوجی پر مشتمل نظام کے مقابلے میں یہ پرانا نظام بہت فرسودہ دکھائی دیتا ہے۔ اس تحریر میں ہم مختصر طور پر کاغذی فائلوں کے پرانے نظام اور کمپیوٹرائزڈ ڈیٹا پراسیسنگ سسٹم کے درمیان فرق واضح کرنے کے لیے چند نکات پیش کر رہے ہیں، آئیں ان پر ایک نظر ڈالتے ہیں۔

ڈیٹا کی بہت سی نقلیں

روایتی نظام میں ڈیٹا مختلف فائلوں میں کاغذ کی صورت میں محفوظ ہوتا ہے۔ یہ ڈیٹا ادارے یا کمپنی کی ضروری سرگرمیوں کے لیے حسب ضرورت بہت سی جگہوں پر دہرایا جاتا ہے۔ اسے اصطلاح میں Redundancy کہتے ہیں کہ ایک ہی ڈیٹا بہت سے مقامات پر موجود ہوتا ہے۔ مثال کے طور پر ایک اسٹوڈنٹ کا ریکارڈ (نام، فون، ایڈریس، تاریخ پیدائش وغیرہ) تعلیمی ادارے کے ہر ڈیپارٹمنٹ کے پاس موجود ہوگا۔

بالفرض اگر کوئی اسٹوڈنٹ تعلیمی ادارے کو درخواست دے کہ اس کے ریکارڈ میں ایڈریس تبدیل کر دیا جائے، تو ایڈمشن آفس اس کے ریکارڈ میں پرانے ایڈریس کو نئے ایڈریس سے تبدیل کر دے گا، لیکن باقی تمام ڈیپارٹمنٹس کے پاس اسٹوڈنٹ کا ریکارڈ پرانے ایڈریس کے ساتھ موجود رہے گا۔ اسے اصطلاح میں Inconsistency کہتے ہیں کہ ڈیٹا غیر ضروری طور پر مختلف شکلوں میں متعدد مقامات پر موجود ہے جو کہ کنفیوژن پیدا کرنے کا باعث بنتا ہے۔

اس کے برعکس کمپیوٹرائزڈ سسٹم میں اسٹونٹ کا ریکارڈ ایک ہی جگہ محفوظ ہوتا ہے جسے مختلف ڈیپارٹمنٹس اپنی ضرورت کے مطابق دیکھ سکتے ہیں۔ چنانچہ اسٹونٹ کے ریکارڈ میں کوئی تبدیلی کرنے کی ضرورت پیش آئے تو اسے ایک ہی جگہ تبدیل کیا جائے گا اور پھر ہر ڈیپارٹمنٹ یہ تبدیل شدہ ریکارڈ دیکھے گا۔

ڈیٹا کا حجم اور تلاش کی رفتار

روایتی نظام میں کسی ریکارڈ کو تلاش کرنا بہت مشکل ہوتا ہے۔ مثلاً پہلے تو کوئی شخص تلاش کے لیے ریکارڈ روم میں مطلوبہ سیکشن تک جائے گا، پھر فائلوں کے پلندے سے مطلوبہ فائل تلاش کرے گا، اور پھر اس فائل میں سے مطلوبہ ریکارڈ ڈھونڈے گا۔ جیسے جیسے ڈیٹا کا حجم (Scale) بڑھتا چلا جاتا ہے، تلاش کی رفتار کم ہوتی چلی جاتی ہے۔

جبکہ کمپیوٹرائزڈ سسٹم میں مطلوبہ ریکارڈ بہت تیز رفتاری کے ساتھ تلاش کیا جا سکتا ہے کیونکہ اس مقصد کے لیے اگر سافٹ ویئر کو تلاش کے چند الفاظ فراہم کر دیے جائیں تو وہ ڈیٹابیس میں سے متعلقہ ریکارڈز فورًا سامنے لے آتا ہے، اور نہ صرف یہ بلکہ ایک ہی ریکارڈ کو مختلف رپورٹس میں ضرورت کے مطابق مختلف انداز میں دیکھا جا سکتا ہے۔

ڈیٹا کی درستگی اور معیار

روایتی نظام میں ڈیٹا لکھتے وقت غلطیوں کا امکان زیادہ ہوتا ہے، جسے کم کرنے کے لیے عموماً ایک سے زیادہ افراد مختلف مراحل میں اس ڈیٹا کو چیک کرتے ہیں، جس کے لیے ظاہر ہے کہ افرادی قوت اور وقت درکار ہوتا ہے۔ جبکہ بعض غلطیاں ایسی ہوتی ہیں جو بار بار چیک کرنے پر بھی نظر انداز ہو جاتی ہیں، مثلاً اگر ڈیٹا انٹری کرنے والے شخص نے کسی اسٹوڈنٹ کے فون نمبر کی جگہ اس کا رول نمبر لکھ دیا ہے تو اس غلطی کی نشاندہی مشکل ہو جائے گی کیونکہ دونوں معلومات نمبروں پر مشتمل ہیں۔

کمپیوٹرائزڈ سسٹم میں ڈیٹا شامل کرتے وقت ڈیٹابیس اور سافٹ ویئر دونوں کی سطح پر یہ چیک کیا جا سکتا ہے کہ کہیں غیر متوقع ویلیو تو انٹر نہیں کی جا رہی۔ اسے اصطلاح میں Data Integrity کہتے ہیں۔ مثلاً ڈیٹ والی فیلڈ میں کوئی نام قبول نہیں کیا جائے گا، نام والی فیلڈ میں کوئی نمبر نہیں ڈالا جا سکے گا، فیس والی فیلڈ میں تاریخ پیدائش نہیں انٹر کی جا سکے گی، وغیرہ وغیرہ۔ چنانچہ روایتی نظام کے برعکس کمپیوٹرائزڈ سسٹم میں محفوظ کیا جانے والا ڈیٹا بہت معیاری اور قابل اعتماد ہوتا ہے۔

ڈیٹا محفوظ کرنے کے لیے درکار جگہ

روایتی نظام میں ڈیٹا محفوظ کرنے کے لیے اچھی خاصی جگہ درکار ہوتی ہے۔ بعض اداروں میں تو اس کے لیے الگ کمرے مخصوص ہوتے ہیں جن میں کاغذی فائلیں الماریوں میں ترتیب وار رکھی جاتی ہیں تاکہ جب ضرورت پڑے ان میں سے مطلوبہ ریکارڈز اور معلومات تلاش کی جا سکیں۔

کمپیوٹرائزڈ سسٹم میں ایک کمپیوٹر یا پھر چند کمپیوٹرز پر کروڑوں بلکہ اربوں ریکارڈز محفوظ کیے جا سکتے ہیں۔ اور اگر یہ سسٹم آن لائن ہے تو یہ ڈیٹا کسی اور جگہ محفوظ ہوگا جسے کمپنی یا ادارے کے افراد بذریعہ انٹرنیٹ کہیں بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ چنانچہ کمپیوٹرائزڈ سسٹم میں ڈیٹا محفوظ کرنے کے لیے روایتی نظام کے برعکس بہت کم جگہ درکار ہوتی ہے۔

ڈیٹا پر بیک وقت زیادہ لوگوں کی رسائی

روایتی نظام میں ایک ڈیٹا پر بہت سے لوگ بیک وقت کام نہیں کر سکتے۔ مثلاً اگر وہ فائل جس میں کسی اسٹوڈنٹ کا ریکارڈ موجود ہے، اس کی ضرورت کسی اور ڈیپارٹمنٹ کو پڑ جائے تو اسے انتظار کرنا پڑے گا کہ پہلا ڈیپارٹمنٹ اپنا کام مکمل کر کے وہ فائل اسے بھجوائے۔ ظاہر ہے کہ اس سے کاموں کی رفتار انتہائی سست ہو جاتی ہے اور مطلوبہ فائل کی غیر دستیابی کی وجہ سے چند منٹ کا کام بعض دفعہ کئی دنوں میں مکمل ہوتا ہے۔

کمپیوٹرائزڈ نظام میں ایک ہی ڈیٹا پر مختلف لوگ بیک وقت کام کر سکتے ہیں۔ اسے اصطلاح میں Concurrency کہتے ہیں۔ مثلاً تعلیمی ادارے کے مختلف ڈیپارٹمنٹس ایک ہی اسٹوڈنٹ کے ریکارڈز کو دیکھ سکتے ہیں اور اس سے مطلوبہ معلومات حاصل کر سکتے ہیں، ایڈمشن ڈیپارٹمنٹ یہ دیکھ سکتا ہے کہ اسٹوڈنٹ نے اس سمسٹر کی فیس جمع کروائی ہےیا نہیں، ایگزیمینیشن ڈیپارٹمنٹ یہ دیکھ سکتا ہے کہ اس اسٹوڈنٹس کے ٹوٹل مارکس کیا ہیں، وغیرہ وغیرہ۔

غیر متعلقہ لوگوں سے ڈیٹا کی حفاظت

روایتی نظام میں ڈیٹا کو غیر متعلقہ لوگوں سے محفوظ رکھنا بہت مشکل ہوتا ہے کیونکہ ڈیٹا کی مختلف اوقات میں نقلیں بن کر مختلف ڈیپارٹمنٹس میں جاتی ہیں اور عموماً ان نقلوں کو ٹریک کرنے کا کوئی نظم نہیں ہوتا۔

کمپیوٹرائزڈ سسٹم دو طرح سے ڈیٹا کو محفوظ بناتا ہے۔ ایک یہ کہ ڈیٹا کی مختلف نقلیں نہیں بنائی جاتیں بلکہ ایک ہی ڈیٹا مختلف یوزرز کو ان کی ضرورت کے مطابق دکھایا جاتا ہے۔ دوسرا یہ کہ ہر یوزر کو صرف اس کے متعلقہ ڈیٹا تک رسائی دی جاتی ہے تاکہ وہ مجموعی ڈیٹا حاصل کر کے اسے کسی غلط مقصد کے لیے استعمال نہ کر سکے۔

حادثہ کی صورت میں ڈیٹا کی بحالی

روایتی نظام میں حفاظتی نکتہ نظر سے تمام ڈیٹا کی نقل بنانا تقریباً ناممکن ہے۔ اس لیے کہ سینکڑوں ہزاروں فائلوں کی کاپی بنانا اور پھر اسے محفوظ رکھنے کے لیے جگہ مہیا کرنا بہت مشکل ہے۔ بالفرض اگر ایسا کر بھی لیا جائے تو اصل ڈیٹا میں چند تبدیلیوں کے بعد یہ نقل اتنی کارآمد نہیں رہے گی کیونکہ ان تبدیلیوں کا کوئی ٹریک نہیں ہے۔

کمپیوٹرائزڈ سسٹم میں حفاظتی نکتہ نظر سے ڈیٹا کی نقلیں بنا کر اسے مختلف مقامات پر محفوظ (Backup) کیا جا سکتا ہے۔ اور کسی حادثاتی نقصان کی صورت میں مثلاً، اسٹاف کی غلطی سے ، کمپیوٹرز کریش کی صورت میں، یا کسی قدرتی آفت کے نتیجے میں ڈیٹا ضائع یا خراب ہو جائے تو ان محفوظ نقلوں میں سے ڈیٹا کو دوبارہ حاصل (Recover) کیا جا سکتا ہے۔