اوپن آفس کیلک میں گھریلو اخراجات کی رپورٹ تیار کریں

اگر آپ کی تنخواہ پچیس ہزار اور خرچے تیس ہزار ماہانہ ہوں تو اس صورت حال کو قابو میں لانے کے لیے آپ کیا طریقہ اختیار کریں گے؟ سب سے پہلے شاید یہ معلوم کرنا ضروری ہوگا کہ کن کاموں اور اشیاء پر ضرورت سے زیادہ رقم خرچ ہو رہی ہے، پھر ان غیر ضروری اخراجات کو ختم یا کم کرنے کی کوشش کرنا ہوگی، اور پھر اس بات کی یقین دہانی ضروری ہوگی کہ آئندہ کبھی گھر کی آمدن سے اخراجات نہ بڑھ سکیں۔ اگر اس طریقہ کار سے متفق ہیں تو پھر گھر کے اخراجات کی رپورٹ تیار کرنا بہت ہی ضروری ہے۔ اس ٹٹوریل کا مقصد دراصل اس بات کی یاد دہانی کرانا ہے کہ حساب کتاب کے بغیر زندگی کا نظام بے ترتیب اور مشکل ہو جاتا ہے۔

یہ رپورٹ تیار کرنے کے لیے ہم OpenOffice Calc استعمال کریں گے جو کہ ایک اوپن سورس یعنی مفت سافٹ ویئر ہے۔ آپ اس کام کے لیے اپنی مرضی کا کوئی ٹول مثلاً‌ موبائل ایپلی کیشن وغیرہ بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ اس رپورٹ میں استعمال کیا جانے والا ڈیٹا بہت حد تک فرضی ہے۔

اوپن آفس کیلک کھولیں۔

درج ذیل اسکرین شاٹ کے مطابق:

1. سب سے پہلے کالمز کے شروع میں اخراجات کے عنوانات لکھیں۔ میں نے کالمز کی چوڑائی کم رکھنے کے لیے مختصر قسم کے نام چنے ہیں، آپ اپنی مرضی کے عنوانات استعمال کر سکتے ہیں۔
2. پھر اس اسپریڈ شیٹ میں تاریخ وار اخراجات کا اندراج کرتے جائیں۔ بہتر طریقہ شاید یہ ہے کہ ہر روز پچھلے دن کے اخراجات درج کریں۔

جب مہینہ مکمل ہو جائے تو ہر کالم کی رقمیں جمع کر لیں۔ اس مقصد کے لیے اوپن آفس کیلک میں ()SUM فنکشن مہیا کیا گیا ہے۔ آپ جانتے ہوں گے کہ کوئی بھی فنکشن استعمال کرنے سے پہلے = کا نشان استعمال کرنا ہوتا ہے۔ پھر فنکشن کی گول بریکٹس کے اندر ان سیلز کی رینج مہیا کرنا ہوتی ہے جنہیں جمع کیا جانا مقصود ہو۔ درج ذیل اسکرین شاٹ میں C2 سے لے کر C27 تک کے سیلز کی رقمیں جمع کی گئی ہیں۔ رینج کے پہلے سیل اور آخری سیل کے درمیان : کا نشان استعمال کیا جاتا ہے۔ جب ایک کالم کی رقمیں جمع ہو جائیں تو اس کی ویلیو کاپی کر کے اگلے کالم کے نیچے پیسٹ کر دیں، ایسا کرنے سے اگلے کالم کی رقمیں خود بخود جمع ہو جائیں گی، اور آپ کو ہر کالم کے لیے الگ سے یہ کام نہیں کرنا پڑے گا۔

جب تمام کالمز کی رقمیں جمع ہو جائیں تو پھر رپورٹ کے نیچے ان تمام جمع شدہ رقموں کو جمع کریں تاکہ اس مہینے کا کل خرچ معلوم کیا جا سکے۔ یہ رقمیں چونکہ مختلف کالمز میں موجود ہیں اس لیے C28 سے لے کر K28 تک کی رقمیں جمع کی گئی ہیں۔

اگر اخراجات میں کسی خرچ کا اندراج نہ ہو سکا ہو تو بعد میں اس کا اضافہ کیا جا سکتا ہے۔ یہ اضافہ کرنے سے تمام مجموعی رقمیں خود بخود تبدیل ہو جائیں گی۔ جس سطر سے پہلے آپ یہ اندراج کرنا چاہیں اس کے نمبر پر ماؤس کے ساتھ رائٹ کلک کر کے مینیو کھولیں، پھر اس میں موجود Insert Rows آپشن پر کلک کر کے ایک سطر کا اضافہ کر لیں۔

اگر اس اسپریڈ شیٹ میں استعمال کیے گئے رنگ آپ کے لیے نئے ہیں تو اس کا طریقہ یہ ہے کہ مطلوبہ سیلز سلیکٹ کریں، پھر اوپر ٹول بار پر موجود آئی کان پر کلک کر کے ایک چھوٹی سی ونڈو کھولیں اور پھر اس میں سے مطلوبہ رنگ منتخب کر لیں۔ عبارت کا رنگ منتخب کرنے کے لیے A آئی کان پر کلک کریں۔

بہتر یہ ہے کہ پورے سال کے لیے ایک فائل تیار کرلیں، اور پھر ہر مہینے کے اخراجات کے لیے اس فائل میں ایک نئی اسپریڈ شیٹ کا اضافہ کر لیں۔ نئی اسپریڈ شیٹ کا اضافہ کرنے یا اسپریڈ شیٹ کا نام تبدیل کرنے کے لیے اسکرین پر بائیں طرف نیچے موجود ٹیبز پر رائٹ کلک کریں۔

ڈیٹا کی حفاظت

1. ایک الگ یو ایس بی ڈرائیو میں یہ فائل محفوظ کر لیں۔ بہتر یہ ہے کہ اس ڈرائیو کو بیک اپ کے علاوہ کسی اور کام کے لیے استعمال نہ کریں۔
2. اگر آپ کے پاس پرنٹر کی سہولت موجود ہے تو یوں کریں کہ ہر مہینے کی رپورٹ پرنٹ کر کے ایک فائل میں لگا لیں۔
3. اگر آپ کوئی ای میل اکاؤنٹ استعمال کرتے ہیں تو یہ فائل اپنے آپ کو ای میل کر سکتے ہیں۔
4. یا پھر یہ فائل کلاؤڈ اسٹوریج اکاؤنٹ مثلاً‌ گوگل ڈرائیو، یا مائیکرو سافٹ ون ڈرائیو وغیرہ پر بھی اپ لوڈ کی جا سکتی ہے۔